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Comité d'Organisation du Collectif FestiGays
1. Conseil d'administration (C.A.)
A. La Présidence3. Commissions de travail
B. La Vice-présidence
C. Le Secrétariat Général
D. La Trésorerie
A. COMMISSIONS POLITIQUESI. COMMISSION SEMAINEB. COMMISSIONS DE VILISBILITÉ
II. COMMISSION PROJETS
III. COMMISSION EUROPEI. COMMISSION MARCHEC. COMMISSION FINANCEMENT (COMFI)
II. COMMISSION ÉVÉNEMENTS (COMÈVE)
III. COMMISSION COMMUNICATION (COMCOM)
ANNEXE 1 : Charte éthique
ANNEXE 2: Dispositions relatives à la
Marche
Comité d'Organisation du Collectif FestiGays
Le comité d'organisation est composé du Conseil d'Administration, du Bureau et des Commissions de Travail.
Ses objectifs sont :
- Organiser une marche ainsi que diverses actions politiques, culturelles ou sociales visant à la visibilité et à l'égalité des droits des personnes homosexuelles, bisexuelles, transgenre et/ou séropositives à VIH.
- Favoriser, dans ses instances, la représentation égale de ses membres.
- Respecter l'indépendance de pensée et d'action de chacun des membres du collectif.
- Informer, par les moyens de communication qu'il choisira, de tout projet qu'il aura accepté dans le cadre de ses actions.
1. Conseil d'administration (C.A.)
Le Conseil d'administration est l'organe de décision du Comité d'organisation.
Il est composé, au maximum, de 12 sièges. 6 sont prévus
pour les représentants des membres personnes morales du collectif (associations, établissements
et groupes d'auto-support et/ou d'entraide), 6 sont prévus pour les adhérents à titre
individuel.
Le Conseil d'administration :
- gère le fonctionnement de l'association
- met en œuvre et contrôle les objectifs politiques fixés par l'assemblée générale (A.G.).
- met en œuvre et contrôle les orientations budgétaires fixées par l'A.G..
- définit les aspects d'organisation
- décide de la création de commissions de travail
- fixe le cadre du travail des commissions
- entérine ou rejette les projets émanant des commissions
- décide de l'adhésion du collectif à d'autres structures, notamment associatives
- décide de la cooptation des membres personnes morales ou physiques en son sein.
Les réunions du C.A. n'ont pas vocation à être publiques. Elle peuvent néanmoins être ouvertes à des personnes expressément invitées par décision du C.A. ou, par délégation, du Bureau.
Au-delà de son aspect décisionnaire, le rôle des administrateurs
est de participer activement à l'organisation des différents
projets. Ils sont responsables des commissions et s'engagent dans leurs
travaux pendant toute la durée de l'exercice.
Lors de l'assemblée générale, il sera donc demandé aux
candidats au C.A. quelle commission ils sont prêts à prendre en
charge et dans quel esprit ils souhaitent travailler.
Le Bureau exécutif est issu du C.A. Il est composé d'au moins 3 postes :
- La Présidence
- Le Secrétariat Général
- La Trésorerie
Le rôle principal du Bureau est de mettre en application les décisions
du C.A.
Il est habilité à prendre des décisions urgentes en dehors
des réunions du C.A., ces décisions peuvent être prises
lors de réunions de bureau ou par tout moyen de communication entre ses
membres.
Les membres du bureau, en fonction des postes qu'ils occupent, suivent le travail
des commissions et assurent le lien entre les commissions et le bureau (voir Commissions
de travail).
Idéalement, chaque membre du bureau supervise une commission politique
et une commission de visibilité (sauf la trésorerie qui a en charge
le suivi de la commission financement), mais des libertés
pourront être prises suivant les affinités et compétences
de chacun.
Le bureau est responsable de la coordination du travail des différentes
commissions.
Le poste de la Vice-Présidence est à pourvoir de manière
optionnelle, sur décision du C.A. lors de sa première réunion.
Le C.A. veillera au respect du principe de bicéphalité dans sa
représentation externe.
Les différentes fonctions et attributions du Bureau sont les suivantes :
- anime les réunions du C.A. ou du Bureau
- établit, en lien avec le Secrétariat Général, l'ordre du jour des réunions (C.A., Bureau, assemblées générales, réunions publiques etc.)
- assure, le cas échéant en lien avec la Vice-présidence, la représentation du collectif en externe
- gère, le cas échéant en lien avec la Vice-présidence, le quotidien de l'association
- est responsable du message politique repris par les médias (interviews)
- établit, le cas échéant en lien avec la Vice-présidence, les communiqués et dossiers de presse
- établit le rapport moral du collectif, présenté en Assemblée Générale
- communique régulièrement aux adhérents et sympathisants l'actualité et les orientations politiques de l'association
- représente l'association en justice
- accorde les délégations utiles aux membres de l'association
- est responsable des messages politiques du collectif sur tous les supports de communication
- assure le suivi d'une commission politique et d'une commission de visibilité (voir Commissions de travail) en lien avec leurs responsables.
La Présidence est, de préférence, tenue par un membre élu à titre individuel au C.A. afin de ne pas représenter une association ou un établissement à ce poste.
B. La Vice-présidence (le cas échéant)
- assure, en lien avec la Présidence, la représentation du collectif en externe
- gère, en lien avec la Présidence, le quotidien de l'association
- établit, en lien avec la Présidence, les communiqués et dossiers de presse
- assure, en lien avec les commissions de travail, le lancement et le suivi des appels à projets
- s'occupe des relations européennes et/ou internationales du collectif en lien avec la Présidence
- établit le mot de la vice-présidence, présenté en Assemblée Générale
- communique régulièrement aux adhérents et sympathisants l'actualité et les orientations politiques de l'association
- accorde, en lien avec la Présidence, les délégations utiles aux membres de l'association
- assure le suivi d'une commission politique et d'une commission de visibilité (voir Commissions de travail) en lien avec leurs responsables.
Ces deux postes sont, de préférence, occupés par deux personnes de sexe ou de genre différents afin d'offrir une meilleure complémentarité dans les orientations politiques et dans la représentation externe. Ils forment ainsi une présidence bicéphale.
- prépare les réunions (assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, C.A., Bureau, réunions publiques)
- établit, en lien avec la Présidence, leur ordre du jour et envoie les convocations
- rédige les procès-verbaux des différentes réunions
- établit le rapport d'activité du collectif, présenté et voté en Assemblée Générale
- tient un relevé des décisions prises par le Bureau en dehors des réunions du C.A.
- assure, en lien avec la Présidence, la représentation du collectif auprès des associations, syndicats et partis politiques
- recueille les procès-verbaux des réunions des commissions de travail
- lance la campagne d'adhésions et en assure le suivi, en lien avec la Trésorerie
- s'occupe des relations avec les médias (contact presse)
- conserve les archives de l'association, notamment les articles de presse
- assure le suivi d'une commission politique et d'une commission de visibilité (voir Commissions de travail) en lien avec leurs responsables.
- tient à jour la liste des adhérents et gère les cartes d'adhérent(e)s
- contrôle les entrées et sorties d'argent ainsi que la bonne gestion du compte
- saisit les données comptables
- prépare, en lien avec les commissions et le C.A., le budget prévisionnel et les orientations budgétaires
- établit les bilans financiers avec le ou les vérificateurs aux comptes
- établit le rapport financier, présenté et voté en Assemblée Générale
- est responsable du suivi de la commission financement en lien avec son/sa responsable et assure, notamment, le suivi des bons de commande.
Les commissions de travail sont des instances de réflexion, de
propositions et d'organisation des différents travaux qui leur sont
confiés par le Conseil d'administration.
Elles sont confiées à la responsabilité d'un membre du
Conseil d'administration qui ne fait, de préférence, pas partie
du Bureau ou, par défaut, à un membre ou expert désigné par
le C.A.
Les propositions faites par les commissions font l'objet de discussions et
de décisions motivées d'adoption ou de rejet du Conseil d'administration
lors de ses réunions.
Les réunions des commissions font l'objet d'un compte-rendu écrit remis au Secrétariat général.
Les commissions sont composées de membres personnes morales ou physiques.
La composition annuelle des commissions est établie lors de l'Assemblée Générale mais peut être renforcée en cours d'année. Les personnes s'y engagent jusqu'à la fin de l'exercice en cours.
Il est recommandé aux responsables des commissions, d'organiser, en lien avec le Bureau, au moins une réunion publique en cours d'année afin de permettre aux personnes de s'investir dans les projets du collectif.
Le rôle de la ou du responsable de commission est :
- d'animer les réunions
- de favoriser le débat et la discussion lors des réunions de sa commission
- de coordonner les actions de sa commission
- d'être le lien entre sa commission et le C.A.
- de s'assurer qu'un procès-verbal de réunion est fait et transmis au Secrétariat Général du collectif
- de trouver et de former les personnes qui composent la commission
- d'accorder les délégations utiles à ses missions, en accord avec le Bureau.
Le remplacement éventuel de la responsable ou du responsable d'une commission en cours d'année doit être assuré par la commission elle-même, sous réserve de l'accord du C.A.
Les projets émanant des commissions doivent être chiffrés et être planifiés avant d'être présentés au CA.
Chaque membre du Comité d'organisation est responsable de ses contacts et de leur suivi, même si ceux-ci n'entrent pas dans le cadre de ses missions. Il est, alors, invité à les mettre en contact avec le bon interlocuteur et d'assurer le transfert de compétences afin de ne pas interférer avec le travail de celui-ci. Dans le cas où ce transfert n'est pas possible, il continue d'assurer le suivi desdits contacts de façon transparente et en accord avec la personne responsable des projets concernés.
Les sept commissions de travail, sont composées de trois commissions
dites « politiques », de trois commissions dites « de
visibilité » et de la commission Financement.
Ces commissions font l'objet de « feuilles de route » annuelle,
votées en Assemblée Générale, qui fixent leurs objectifs
par exercice. Ces objectifs, ponctuels, complètent les missions des commissions,
indiquées comme suit.
Cette commission a en charge la coordination des différents événements de la semaine culturelle ainsi que l'organisation des événements organisés par le collectif lui-même.
La commission Semaine gère donc :
- l'appel à projets
- la coordination des événements ainsi que leur cohérence politique, en lien avec le membre du bureau supervisant la commission
- la construction du contenu de la semaine et sa cohérence en terme d'horaires et de lieux
- les différentes autorisations et assurances des événements de la semaine
- les conventions de partenariats établis entre le collectif et ses différents partenaires
- les contacts avec les intervenants, artistes, gérants de lieux d'accueil etc.
Elle est également un organe de proposition et d'organisation pour ce qui concerne les événements organisés directement par le collectif et, notamment, les débats.
L'objectif politique de la semaine culturelle est d'utiliser plusieurs mode de communications artistiques, culturels, conviviaux ou sportifs, afin de compléter, ou rendre plus accessibles les messages ou revendications portés par la marche.
Cette commission regroupe et coordonne les projets décidés
par le Conseil d'Administration.
Ces projets, ponctuels ou engageant le collectif sur le long terme, font l'objet
de feuilles de route annuelles, votées par l'Assemblée Générale.
Cette commission, suivie par un membre du Bureau, n'a pas de responsable, mais
compte un(e) responsable par projet qui s'engage dans sa réalisation
et en rend compte au C.A.
Les responsables de projets ne sont, de préférence, pas membre du C.A. mais sont invités à ses réunions lorsque le besoin s'en fait ressentir.
Cette commission est en charge des relations européennes du collectif et, notamment, des relations avec les institutions, associations, collectifs ou groupes dont le but est l'harmonisation des droits des personnes homosexuelles, bisexuelles et/ou transgenre dans l'Union Européenne.
Elle assure l'organisation d'événements communs avec les partenaires européens du collectif et fait entendre le discours politique du collectif dans les institutions européennes.
Elle représente également le collectif dans les événements organisés par les partenaires du collectif et organise les déplacements nécessaires à cette représentation.
Elle a en charge l'organisation de la marche dans son ensemble.
Elle est donc chargée de réfléchir, et de faire des propositions,
sur les sujets suivants :
- Date
- Parcours
- Animation au départ et/ou à l'arrivée
- Thème ou mot d'ordre
- Slogans
- Ordre des chars et des groupes participants
- Char de FestiGays (décoration, sono etc.)
Elle gère :
- les différentes demandes d'autorisations légales (police, préfecture etc.) et en informe le Bureau
- les contacts avec la police
- le service d'ordre
- les contacts avec les personnes morales ou physiques souhaitant participer au défilé, notamment avec un char
- l’élaboration et la signature de la convention marche avec les participants.
La ou le responsable de la Commission Marche est l'interlocuteur privilégié des
personnes morales ou physiques souhaitant participer à la Marche.
Elle ou il doit s'assurer du respect de la charte éthique
(Annexe 1) et des dispositions relatives à la
marche (Annexe 2).
Elle ou il est responsable, en interne et en externe, de l'organisation de
la marche
La responsabilité politique de cette commission est de tendre vers le meilleur équilibre entre l'aspect revendicatif de la marche et son aspect festif.
II. COMMISSION ÉVÉNEMENTS (COMÈVE)
Cette commission est chargée d'organiser des événements
ponctuels en dehors de la semaine culturelle et, notamment des soirées
festives régulières.
L'une de ses prérogatives est de mettre en rapport, lors de ces soirées,
les établissements et associations membres du collectif.
Elle a également en charge les soirées festives organisées au cours de la semaine culturelle et, notamment, la soirée officielle de clôture.
La Comève s'occupe :
- de trouver les lieux d'accueil des soirées
- d'organiser l'animation (musique, décoration etc.)
- de la communication (flyers, affiches, internet etc.) de chacun des événements qu'elle organise, en lien avec la Comcom
- du financement des soirées
- des contacts avec les D.J., les responsables d'établissements etc.
Les objectifs politiques de la Comève peuvent être divers selon les soirées organisées, mais son objectif principal est d'offrir, régulièrement, un espace de liberté et de tolérance permettant d'améliorer les rapports entre des personnes quelle que soit leur orientation sexuelle, leur genre ou leurs choix de vie.
La Comève a, également, des objectifs financiers car si les soirées sont organisées majoritairement pour des raisons politiques, certaines (comme la soirée officielle de clôture) sont organisées pour financer les projets du collectif.
III. COMMISSION COMMUNICATION (COMCOM)
Cette commission s'occupe de la mise en valeur des projets organisés par le collectif ainsi que de leur publicité.
La Comcom s'occupe :
- du visuel de la marche (concours d'affiches)
- du visuel de la soirée de clôture, en lien avec la Comève
- des flyers, affiches, brochures ou autre moyens de communication écrits
- du site internet et, notamment, du Calendrier Permanent
- de la liste des contacts électroniques (notamment les sympathisants)
- du contenu des différents moyens de communication (flyers, affiches, brochures, site etc.)
- de la distribution de ces différents supports
- de la charte graphique et des différents visuels du collectif (logo, site etc.)
- des contacts avec les différents artistes, graphistes, imprimeur etc.
Cette commission n'a pas d'objectifs politiques. Son objectif est, en accord avec les orientations prises par le C.A., d'informer sur les projets du collectif et de les rendre attractifs. Elle est tenue de présenter, avant utilisation, tout projet qui engage le nom « FestiGays » sur un support de communication au C.A. ou, par délégation, au Bureau.
C. COMMISSION FINANCEMENT (COMFI)
Cette commission s'occupe de financer les projets menés par le
collectif.
Elle est également un organe de réflexion et de proposition dans
son domaine et est liée aux décisions du C.A. en la matière.
La Comfi s'occupe :
- d'élaborer un argumentaire commercial (présenté au C.A. pour adoption)
- de contacter les annonceurs potentiels après en avoir présenté la liste au C.A.
- de vendre les espaces publicitaires du guide FestiGays
- de vendre les bandeaux publicitaires sur le site internet
- d'établir les contrats avec les annonceurs et d'obtenir leurs « bon à tirer »
- d'assurer, par écrit, l'information des décisions commerciales prises par le C.A. auprès des annonceurs
- de trouver et de négocier les partenariats avec les sponsors, en lien avec la Présidence
- de la cohérence entre les attentes des annonceurs et du résultat final (en lien avec la Comcom)
- d'assurer le suivi des bons de commande en lien avec la trésorerie, et le suivi des accords passés avec les partenaires dans le cadre du guide.
La Comfi, bien que n'ayant pas de réel objectif politique, se doit de rester dans une démarche d'ouverture et de militantisme notamment en démarchant des annonceurs inhabituels pour ce type de projets.
ANNEXE 2: Dispositions relatives à la Marche